Ai visat la ziua nunții tale atâta vreme, ai planificat-o cu minuțiozitate, iar acum nu-și rămâne decât să te bucuri de evenimentul tău special. Cu toate astea, este important să nu pierzi din vedere unul dintre cele mai importante aspecte ale acestei aventuri: coordonarea evenimentului. Află, din rândurile de mai jos, ce este, mai exact, coordonarea de eveniment, de ce este ea importantă și care sunt pașii pentru o coordonare de succes.

  • Etape în organizarea unui eveniment
  • Coordonarea evenimentului – probabil cea mai importantă parte din proces
  • Cum te ajută un serviciu de coordonare în ziua nunții
  • Rolul unui wedding planner înainte și după nuntă

Etape în organizarea unui eveniment

Dacă, în trecut, am explicat ce face un organizator de evenimente, este un moment oportun să discutăm mai în detaliu despre pașii de urmat atunci când parcurgem împreună procesul de planificare a evenimentului tău.

Înainte să începi planificarea propriu-zisă, este posibil ca informațiile pe care le primești din diferite direcții (sfaturile din online, experiențele prietenilor, solicitările familiei) să te copleșească. E normal. Cu toate astea, organizarea unei nunți nu este un obiectiv major ce trebuie îndeplinit dintr-o singură mișcare, ci este formată din mai multe obiective mai mici. De aceea, putem privi procesul de planificare ca pe o succesiune de pași:

  1. Stabilirea obiectivelor și a bugetului – în această fază, trasăm împreună evenimentul în linii mari și discutăm despre tematică, numărul de invitați, stilul și atmosfera dorite. De asemenea, acesta este un moment prielnic pentru a stabili bugetul pe care îl aveți la dispoziție pentru evenimentul vostru;
  2. Stabilirea datei și a locației – în primul rând, vom avea nevoie să știm care este data pe care o doriți pentru nunta voastră. Unii miri aleg date cu o anumită semnificație sentimentală, dar sunt și situații în care alegerea datei se face în funcție de locația dorită sau de disponibilitatea anumitor furnizori pe care mirii și-i doresc neapărat alături (band, fotograf etc.). Probabil știi deja că planificarea unei nunți se face mult mai relaxat dacă este începută cât mai devreme, dar nu e cazul să intri în panică dacă simți că „ai pierdut startul”. Am organizat nunți și în intervale mai scurte decât ai putea crede 😉;
  3. Lista de invitați – realizați o listă de invitați și decideți numărul aproximativ de participanți. Trimiteți invitațiile cu suficient timp înainte, pentru ca oamenii să poată confirma participarea;
  4. Selectarea furnizorilor – în această etapă, veți alege furnizorii pentru servicii, precum fotograful, videograful, muzica, decorul, candy barul, tortul de nuntă și așa mai departe. Un wedding planner vă va fi de un real ajutor în această fază, pentru că nu veți mai fi nevoiți să verificați voi disponibilitatea și ofertele de preț ale furnizorilor. Atunci când mă ocup de planificarea nunții pentru clienții mei, mă asigur să le prezint un număr redus de variante, conform stilului pe care și-l doresc și bugetului disponibil pentru fiecare serviciu în parte. În acest fel, deciziile sunt mai ușor de luat și total lipsite de stres;
  5. Achizițiile mari și mici – Odată stabilite aspectele de bază ale nunții, este momentul să vă ocupați de achiziția sau închirierea ținutelor (rochia de cununie, rochia de mireasă, costumul mirelui, pantofii etc.). De asemenea, dacă veți dori să oferiți mărturii pentru invitații voștri sau căutați anumite piese de decor pentru petrecere, puteți începe căutările, fie singuri, fie facem asta împreună;
  6. Detalii administrative – înainte de ceremonia civilă (și cea religioasă), va trebui să țineți cont de câteva reguli de natură administrativă. Pentru a evita orice neplăceri în această privință, asigurați-vă că toate documentele legale necesare pentru căsătorie sunt în regulă. De asemenea, dacă veți avea invitați care vin de departe pentru a vă fi alături în ziua nunții, nu uitați să vă ocupați de transportul și cazarea acestora;
  7. Coordonarea evenimentului – odată semnate contractele cu toți furnizorii, este timpul să punem în ordine toate informațiile pe care le-am adunat de-a lungul procesului de planificare. Coordonarea evenimentului reprezintă, practic, forma finală a puzzle-ului. Este acea etapă în care totul prinde contur și devine limpede;
  8. După nuntă – încă din timpul evenimentului și continuând în zilele următoare, ne mai lovim, inevitabil, și de aspecte mai pragmatice, cum ar fi achitarea serviciilor prestate de către furnizori. Consider că și acesta este un moment în care este crucial ajutorul unui wedding planner specialist sau, cel puțin, al unui buget bine trasat, cu tot cu termene de plată.

Organizarea unei nunți poate fi un proces complex, dar o planificare atentă și o coordonare precisă vă pot ajuta să aveți o zi cu adevărat specială și lipsită de stres. Este important să aveți o comunicare deschisă cu toți cei implicați și să fiți pregătiți pentru situațiile imprevizibile care pot apărea în timpul organizării unui eveniment.

gestionarea timpului nunta

Coordonarea evenimentului – probabil cea mai importantă parte din proces

Etapa de coordonare începe, de fapt, cu aproximativ o săptămână înainte de ziua cea mare. Atunci, stabilim împreună programul zilei evenimentului, urmând ca, apoi, să primiți desfășurătorul. Acesta este, practic, programul pe care wedding plannerul îl va transmite ulterior tuturor furnizorilor de servicii pentru nunta voastră și va solicita confirmări din partea fiecăruia.

De ce se realizează desfășurătorul așa devreme? Atunci când ai o săptămână (sau chiar două) la dispoziție, discuțiile se pot purta fără grabă, putem face modificări și, nu în ultimul rând, voi doi vă puteți relaxa cu gândul că lucrurile sunt puse la punct.

În ziua nunții, grijile și gândurile de natură organizatorică sunt ultimele de care ai nevoie, astfel că este o idee grozavă să colaborezi cu un specialist pentru coordonarea evenimentului, chiar dacă de planificare v-ați organizat singuri. Un wedding planner cu experiență poate începe coordonarea de ultim moment a unui eveniment chiar și cu o săptămână înainte de ziua cea mare.

Cum te ajută un serviciu de coordonare în ziua nunții

Poate te întrebi de ce ai avea nevoie să apelezi la un serviciu de coordonare. În acest sens, ți-am pregătit cinci motive pentru care coordonarea evenimentului ar trebui să devină o prioritate pentru tine:

  1. Contactarea furnizorilor – coordonatorul de eveniment se asigură că toți furnizorii (fotografi, designeri florali, DJ, catering etc.) sunt informați cu privire la programul evenimentului și cerințele specifice. Plannerul va menține o comunicare constantă cu acești furnizori, pentru a asigura o colaborare eficientă și pentru a face față oricăror probleme neașteptate care pot apărea;
  2. Gestionarea detaliilor – coordonatorul evenimentului se asigură că detaliile cheie sunt respectate întocmai. Printre acestea, se numără particularitățile decorului floral, cerințele speciale cu privire la amenajarea locației, programul bandului și așa mai departe;
  3. Supervizarea programului – un coordonator de eveniment se asigură că desfășurătorul evenimentului este respectat de către toți furnizorii implicați și rezolvă micile dezechilibre apărute în programul zilei;
  4. Soluționarea problemelor – dacă apar probleme sau situații neprevăzute, coordonatorul de eveniment are experiența și resursele necesare pentru a le gestiona eficient, fără a-i deranja pe miri;
  5. Miri relaxați – cu un coordonator de eveniment alături, mirii pot să se bucure de ziua lor fără a se îngrijora de gestionarea detaliilor logistice. Acesta poate elimina o mare parte din stres și presiune, permițându-le mirilor să se concentreze pe bucuria și emoția zilei.

Un coordonator de eveniment este o resursă valoroasă pentru gestionarea zilei nunții și vă poate ajuta să vă bucurați de ziua voastră specială lipsiți de griji.

Rolul unui wedding planner înainte și după nuntă

Un wedding planner are un rol semnificativ în întreaga perioadă premergătoare nunții, dar și după încheierea evenimentului. Iată cum te poate ajuta un wedding planner profesionist în ambele etape:

Înainte de nuntă:

  1. Consultarea și planificarea inițială – în cazul în care mirii aleg un pachet de planificare completă, wedding plannerul discută în amănunt cu aceștia, pentru a stabili obiectivele, stilul și bugetul nunții. În această etapă, se discută și se decid aspecte precum data și locația nunții;
  2. Selectarea furnizorilor – organizatorul de evenimente ajută la identificarea și selecția furnizorilor pentru servicii precum fotografie, videografie, catering, floristică, muzică și decor. Acesta poate recomanda furnizori de încredere și poate obține oferte competitive;
  3. Gestionarea bugetului – Un wedding planner poate ajuta la stabilirea și respectarea bugetului, gestionând cheltuielile și asigurându-se că nu apar costuri neprevăzute;
  4. Crearea desfășurătorului și coordonarea detaliilor – așa cum explicam mai sus, wedding plannerul elaborează un program detaliat pentru ziua nunții, care include toate elementele și detaliile legate de ceremonie, petrecere și alte activități de pe parcursul evenimentului. De asemenea, coordonează din „backstage” fiecare etapă în parte.

După nuntă:

  1. Definitivarea detaliilor după eveniment – wedding plannerul ajută la rezolvarea tuturor activităților rămase nefinalizate, precum returnarea decorurilor sau a echipamentelor închiriate;
  2. Definitivarea aspectelor financiare – wedding plannerul vă va ajuta să definitivați bugetul evenimentului și se asigură că toate facturile au fost achitate și toate costurile au fost acoperite;
  3. Feedback și evaluare – plannerul poate solicita feedback de la miri cu privire la serviciile furnizate de către fiecare furnizor și poate evalua cum a decurs întregul eveniment.

Indiferent că alegi să colaborezi cu un wedding planner pentru întregul proces de planificare sau doar pentru partea de coordonare, cu siguranță vei descoperi că ai luat o decizie înțeleaptă. Am putea spune că, de fapt, o coordonare ca la carte poate scoate la lumină și evenimentele cu o planificare mai puțin reușită. Pe de altă parte, nu puține sunt situațiile când, deși organizarea este impecabilă, lipsa coordonării face ca evenimentul să lase de dorit. Dă-ți voie să ai încredere, deci, într-un wedding planner profesionist și, cu siguranță, vei avea numai de câștigat.

Sursa foto: One Stop Events, Shutterstock

Dacă încă nu ai inițiat o colaborare cu un organizator de evenimente pentru ocazia ta specială, m-ar bucura enorm să ne cunoaștem și să construim împreună evenimentul pe care îl visezi de mult timp. Poți lua legătura cu mine fie prin telefon, fie completând formularul de contact de pe site-ul One Stop Events. De asemenea, dacă dorești să afli mai multe detalii despre pachetele de organizare de evenimente One Stop Events, te invit să mă contactezi pentru a primi informațiile de care ai nevoie.