O petrecere de Crăciun frumoasă are la bază o planificare minuţioasă, aşa că iată mai jos cele mai bune șapte sfaturi pentru o organizare atentă şi uşoară, ca să vă asiguraţi că nu pierdeţi nimic din vedere şi că, la final, toţi participanţii vor pleca acasă cu un vibe extraordinar.

Pasul 1: Obiectivele

La prima vedere, să organizezi o petrecere de Crăciun ar putea părea floare la ureche – în definitiv, e doar o sărbătoare de final de an unde toată lumea se va distra, va socializa şi va face poze instagramabile cu cele mai interesante decoraţiuni Crăciun pentru restaurant, pentru a împărtăşi cu alţii cât de grozavă este comunitatea din care fac parte. Cu toate astea, e atât de uşor să o dai în bară, să uiţi sau să greşeşti un lucru minor, iar de acolo, totul să se transforme în haos, chiar dacă ai petrecut ore în şir căutând pe internet idei de organizare secret santa.

Deci, cum puteţi evita capcanele jenante care se ascund în spatele fiecărui Christmas cocktail?

Ei bine, ca în cazul oricărui eveniment, secretul succesului sta în claritate. Este foarte important să vă trasaţi nişte obiective limpezi înainte de a începe planificarea propriu-zisă pentru o petrecere de Crăciun.

De exemplu:

  • Va fi o petrecere simplă de Crăciun sau doriţi să includeţi premii, concursuri, tombole şi discursuri?
  • Cam câţi invitaţi vor fi prezenţi?
  • De ce buget estimaţi că aveţi nevoie?
  • Cine va fi responsabil cu planificarea?
  • Când va avea loc petrecerea şi unde?

Pasul 2: Lista cu invitaţii

Petrecerile de Crăciun pot fi de multe feluri, iar asta presupune şi stabilirea invitaţilor. Aveţi de gând să organizaţi o petrecere doar pentru personalul companiei sau şi pentru parteneri şi clienţi? În fiecare caz, discutăm despre un scenariu diferit care trebuie abordat în mod specific, cu un anumit plan. Când vă uitaţi la lista de invitaţi, ar trebui să vă puteţi da seama care sunt preferinţele acestora, ce este potrivit şi ce nu este potrivit pentru cultura companiei (de exemplu, ce ţinute petrecere Crăciun firmă să sugeraţi în dress code), ce idei de divertisment ar fi apreciate, cu ce stil aţi putea să surprindeţi şi, desigur, ce locaţie ar fi mai potrivită pentru desfăşurarea petrecerii de Crăciun.

Pasul 3: Bugetul

Dacă aţi stabilit că va fi o petrecere de Crăciun în firmă, următorul pas este dimensionarea bugetului. Lucrul acesta este evident pentru mulţi care au experienţă în organizarea evenimentelor, dar, din păcate, aceasta rămâne în continuare cea mai mare greşeală pe care o fac companiile. Nimic nu e mai rău decât să planifici o petrecere de Crăciun fără să ştii ce buget ai la dispoziţie. Probabil că locaţia va fi cea pentru care va trebui să alocaţi o sumă importantă din buget, dar apoi, gândiţi-vă cum doriţi să împărţiţi banii pe care îi aveţi la dispoziţie.

  • Doriţi să vă trataţi invitaţii cu şampanie sau cu prosecco?
  • Petrecerea va fi mai mult despre dans sau mai mult despre momente de divertisment?

Dacă aţi stabilit obiectivele petrecerii, va fi uşor să răspundeţi la toate aceste întrebări şi să împărţiţi bugetul alocat. Nimic nu e mai frustrant decât să petreceţi timp organizând petrecerea de Crăciun de vis, dar apoi să începeţi să renunţaţi rând pe rând la câte ceva, doar pentru că cei care alocă banii vă spun că este prea scump.

Pasul 4: Stilul şi tematica (inclusiv pentru cele mai potrivite ţinute de petrecere de Crăciun la firmă)

Ok, tematica nu este esenţială în cadrul unei petreceri de Crăciun, însă, de obicei, la o astfel de ocazie, invitaţilor le place să se îmbrace astfel încât să respecte o temă sau un anume stil. De fapt, o abordare coerentă a stilului îi va da evenimentului o notă unică şi îi va adăuga personalitate. Mai mult, brandul şi personalitatea companiei se pot reflecta în acest stil, iar efectul va fi unul cu adevărat special.

Iată câteva idei de tematici populare pentru petrecerea de Crăciun:

  • balul mascat;
  • tărâmul minunilor de iarnă;
  • inspiraţie dintr-un film sau o carte (cum ar fi Cronicile din Narnia sau Regatul de Gheaţă);
  • tematică muzicală – de exemplu, jazzul din anii 1920, stilul disco din anii 1970 sau chiar stilul retro al anilor ’80;
  • Secret Santa şi Moş Crăciun/ Laponia;
  • Crăciun tradiţional românesc.

Foarte important: în alegerea stilului pentru petrecerea de Crăciun, ţineţi cont și de cultura companiei.

Atunci când vine vorba despre implementarea temei, este important să stabiliți ce rol îndeplinește fiecare persoană sau departament implicat. În acest fel, puteți include cât mai multe idei, pentru a vă bucura de o petrecere desăvârșită. Ţineţi minte că detaliile fac diferenţa şi acestea se întipăresc cel mai bine în mintea celor prezenți.

Câteva exemple: design-ul invitaţiilor, surprizele de la recepţie, aşezarea meselor, meniul, iluminatul, decorul suspendat, fundalul din spate, ţinutele chelnerilor etc.

Pasul 5: Locaţia

Locaţia este unul dintre cele mai importante aspecte ale oricărei petreceri de Crăciun şi, cu cât o să începeţi căutările mai devreme, cu atât veţi avea mai multe opţiuni. Vizitaţi locaţiile şi nu vă rezumaţi doar la descrierile şi galeriile foto din mediul online. Ţineţi cont de dimensiunea spaţiului (să nu fie prea înghesuit, dar nici prea mare), de preţ, opţiunile de catering, decor, modalitățile de acces (eventual, un local care să ofere și cazare peste noapte), personal, precum și de posibilitatea de a pune în scenă anumite idei de organizare Secret Santa pe care le aveți.

Pasul 6: Meniul şi băuturile pentru petrecerea de Crăciun

Meniul poate dicta calitatea evenimentului. De exemplu, dacă este prea puţină mâncare, o să pară că petrecerea este „sărăcăcioasă”. Pentru că vorbim de o minunată şi bogată petrecere de Crăciun, mâncarea este aproape totul. Fericirea chiar trece prin stomac. Deci, ar fi ideal dacă ați putea să degustaţi mâncarea şi băuturile înainte. Apropo de băuturi, acestea sunt o modalitate excelentă de a aduce un pic de stil petrecerii de Crăciun, aşa că puteți alege cocktailuri cu tematică de iarnă, cu o prezentare deosebită (cu gheaţă, gheţari, fulgi, decorațiuni cu Moş Crăciun, paie cu brazi etc). Barurile, şi mai ales noul candy bar S’mores bar, sunt întotdeauna extrem de apreciate.

Pasul 7: Distracţia

Muzica şi, în general, opţiunile de divertisment pot fi cheia succesului pentru multe petreceri de Crăciun şi, chiar dacă evenimentul nu este grandios, este recomandat să colaboraţi cu profesionisti in domeniu. Pentru că un eveniment cu ştaif presupune mult mai mult decât să căutaţi pe internet idei de organizare Secret Santa şi petreceri de Crăciun. Reţineţi că, deşi muzica sau alegerile de divertisment nu pot mulţumi pe toată lumea, ar trebui, totuşi, să fie pe placul majorităţii celor prezenţi.

Apoi, nu uitaţi să verificaţi dacă locaţia sau formaţia care cântă la eveniment oferă acces la microfon pentru anunţuri şi discursuri. O petrecere de Crăciun este un prilej nemaipomenit pentru a le mulţumi tuturor colegilor pentru munca depusă de-a lungul anului, aşa că profitaţi la maximum de faptul că sunt toţi împreună, pentru a le recunoaşte meritele şi, de ce nu, poate chiar pentru a oferi premii pentru performanţele înregistrate.

Dar divertismentul nu ţine doar de muzică şi dans. Există şi alte modalităţi prin care vă puteţi distra invitaţii: căutarea unei comori, activități bazate pe spiritul de echipă, un moment de stand-up sau de comedie/circ, foc de artificii etc. – toate acestea vor rămâne în memoria celor prezenţi care se vor bucura să facă fotografii, pentru a imortaliza momentele favorite.

Şi apropo de poze şi de ceea ce rămâne în memoria participanților, cereţi feedback după petrecerea de Crăciun. Toată lumea o să vorbească la birou despre eveniment, dar oare cum s-au simţit ei cu adevărat? Răspunsurile vă pot ajuta în organizarea petrecerii de Crăciun de la anul.

organizator evenimente petrecere birou

Roxana Balintoni – wedding & event planner One Stop Events

La OneStopEvents, planificarea unei petreceri de Crăciun este la degetul nostru mic

We do our magic, iar oamenii care pleacă de la evenimentele organizate de noi sunt fericiţi şi entuziaşti (chiar şi atunci când petrecerile se termină la 4 dimineaţa), au amintiri incredibile, se conectează unii cu alţii şi, poate cel mai important lucru, îşi reconfirmă faptul că fac parte din ceva magnific.

Cum facem asta? Cu implicare, muncă, responsabilitate şi o doză uimitoare de creativitate. Ne asigurăm întotdeauna că identificăm cele mai potrivite locaţii pentru fiecare client şi oferim soluţii personalizate. Serviciile noastre sunt perfecte pentru a vă ajuta să vă planificaţi petrecerea de Crăciun fără dureri de cap.

Serios, nu-i aşa că e mai liniştitor să scăpaţi de tot stresul organizării unei petreceri, încredinţând această sarcină unor profesionişti care chiar ştiu ce trebuie să facă, pas cu pas, pentru ca evenimentul vostru să fie pur şi simplu PER-FECT?

Având experienţă îndelungată în planificarea evenimentelor de toate tipurile şi dimensiunile, inclusiv evenimente de lux, o mulţime de clienţi fericiţi şi o echipă de profesionişti talentaţi şi extrem de implicaţi, OneStopEvents este agenţia de evenimente ideală cu care puteţi colabora. Serviciile noastre acoperă găsirea locaţiei, stabilirea conceptului și al tematicii, propunerea furnizorilor pentru divertisment și catering de calitate. Doriţi să aflaţi mai mult? Contactaţi-ne şi vom fi încântaţi să ne aşezăm la aceeași masă și să povestim despre evenimentul pe care îl planificaţi – o petrecere de Crăciun minunată despre care se va vorbi la birou tot anul viitor.   

Sursa foto: Shutterstock, One Stop Events